Vonovia Award für Fotografie

Sicherheit

DATENSCHUTZINFORMATION

 

Datenschutzinformation für Teilnehmer des "Vonovia Award für Fotografie 2020"
(Stand 31.03.2020)

 

Im Folgenden möchten wir Sie gem. Art. 13 DSGVO über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Vonovia SE (nachfolgend auch “Vonovia”, “wir” oder “uns”) sowie Ihre diesbezüglichen Rechte unterrichten. Die nachstehenden Hinweise gelten für Ihre Teilnahme am „Vonovia Award für Fotografie 2020“.

 

1. Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Für die Verarbeitungen Ihrer Daten ist verantwortlich Vonovia SE (Universitätsstraße 133, 44803 Bochum). Bitte richten Sie Ihre Anfragen an:

Projektleitung des Vonovia Award für Fotografie – Elisa Dwyer

  • per Telefon an: 0234 314 - 1015
  • per Fax an: 0234 314 - 1309
  • per E-Mail an: award@vonovia.de

Weitere Informationen zum Verantwortlichen werden im Impressum unter www.vonovia.de/de-de/impressum bereit gestellt.


2. Datenschutzbeauftragter

Bitte richten Sie Ihre Fragen rund um den Datenschutz an:

Dr. Stefan Drewes

c/o Vonovia SE

Postfach

44784 Bochum

E-Mail: datenschutz@vonovia.de

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten wir Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme ohne eine nähere Beschreibung des Sachverhaltes.

 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Vonovia Award für Fotografie

 

3.1 Registrierung der Teilnehmer

Bei Ihrer Anmeldung für den Vonovia Award für Fotografie über das Online-Anmeldeformular auf der Webseite award.vonovia.de erheben wir Ihre folgenden personenbezogenen Daten:

  • Name, Vorname*
  • Anschrift*
  • Geburtsdatum*
  • Telefon*
  • E-Mail-Adresse*
  • Foto des Teilnehmers*
  • Kurzbiografie (mit Geburtsort, Wohnort und Ausbildung)*
  • Eingereichte Fotoarbeiten mit schriftlichem Konzept*

Die mit (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben, die für die Zwecke der Durchführung des Wettbewerbs, der öffentlichen Berichterstattung darüber und zur Kontrolle der Einhaltung der Teilnahmebedingungen durch die Anmelder erforderlich sind. Ferner verarbeiten wir die Daten zu Ihrer Annahme der Teilnahmebedingungen „Vonovia Award für Fotografie 2020“ (Vertragsdaten) und ggf. die Angaben, mit denen Sie den Nachweis Ihrer fotografischen Berufstätigkeit erbringen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

 

3.2 Durchführung des Wettbewerbs / Ermittlung der Nominierten und der Preisträgerinnen /Preisträger

Die Teilnehmer-Daten werden für die Bewertung der Beiträge denjenigen Personen zugänglich gemacht, die von Vonovia für die Durchführung des Wettbewerbs bestimmt wurden. Dazu gehören: Jurymitglieder, Mitarbeiter der Vonovia Unternehmenskommunikation und Mitarbeiter von Auftragsverarbeitern. Das Auswahlverfahren ist so gestaltet, dass Mitglieder der Jury bei der Beurteilung der Fotoarbeiten keine Rückschlüsse auf die Identität der jeweiligen Teilnehmer ziehen können. Die Entscheidung über Nominierung und Auszeichnung erfolgt auf Grundlage der pseudonymisierten Arbeiten. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

 

3.3 Ehrung der Preisträgerinnen/Preisträger

Zum Zweck der Prämierung der Preisträgerinnen/Preisträger richtet Vonovia eine Veranstaltung für alle für die Shortlist nominierten Teilnehmer („Nominierte“) aus. Auf der Veranstaltung werden die jeweiligen Preisträgerinnen/Preisträger einzeln unter Nennung ihres Namens und der Darstellung ihrer eingereichten Arbeiten bekannt gegeben. Vonovia wird vor Durchführung der Veranstaltung von allen Nominierten eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Veröffentlichung ihrer Nominierung und ggf. ihrer Auszeichnung nach den Regelungen der Teilnahmebedingungen einholen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO.

 

3.4 Veröffentlichung von Nominierungen und Auszeichnungen

Name, Kurzbiografie, Foto und eingereichte Arbeit der Nominierten werden zur Information der Öffentlichkeit über den Wettbewerb im Rahmen der Shortlist auf der Webseite award.vonovia.de veröffentlicht. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichungen zu und über die Preisträgerinnen/Preisträger. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO.

 

3.5 Öffentlichkeitsarbeit Vonovia

Vonovia wird ggf. die personenbezogenen Daten der Nominierten und ihre Werke (Dokumentation des Awards incl. eingereichte Bilder, Bilderserien) zu Zwecken der begleitenden Öffentlichkeitsarbeit bei Durchführung des Wettbewerbs, insbesondere für Präsentationen, auf Ausstellungen und sonstigen Veranstaltungen in fremden und eigenen Räumen für Publikationen und online (PR, Print, Social Media etc.) nutzen. Vonovia wird   im Zusammenhang mit dem Wettbewerb Kommunikationsmaterialien erstellen, die online oder als gedruckte Materialien verfügbar bleiben. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO. Vonovia kann diese Daten ggf. auch für die Weitergabe an Journalisten für Zwecke der Presseberichterstattung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nutzen.

 

3.6 Kommunikation mit Teilnehmern

Vonovia erhebt und verwendet für die Durchführung der mit Ihnen bestehenden Vereinbarung Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre Kontaktdaten zur Führung der Korrespondenz mit Ihnen oder zur Beantwortung Ihrer Anfragen und Informationsersuchen.

 

3.7 Dokumentation des Wettbewerbs

Wir speichern die anlässlich Ihrer Teilnahme erfassten personenbezogenen Daten zu Nachweis- und Dokumentationszwecken und zur Erfüllung steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Die Bewerbungsunterlagen (Teilnehmer-Daten) werden in einer Bilddatenbank gespeichert, die von unserem Dienstleister Bynder B. V., Niederlande in unserem Auftrag und ausschließlich nach unseren Weisungen technisch bereitgestellt wird.

 

4. Empfänger

Die Arbeiten und personenbezogenen Daten der Teilnehmerinnen/Teilnehmer werden grundsätzlich nur in den nachstehenden Fällen an Dritte übermittelt oder veröffentlicht. In bestimmten Fällen ist jedoch eine Übermittlung an Dritte erforderlich, z. B. wenn die eingereichten Arbeiten externen Mitgliedern der Jury zugänglich gemacht werden. Die Mitglieder der Jury werden auf der Webseite award.vonovia.de veröffentlicht. Eine Ausnahme gilt ferner bei der oben beschriebenen Verarbeitung personenbezogener Daten nach Nominierung der Teilnehmer und Auszeichnung der Preisträgerinnen/Preisträger und insbesondere bei der Veröffentlichung von Name, Kurzbiografie, Foto und eingereichter Arbeit der Nominierten und Preisträger. Weiter hat die Agentur Goldmann Public Relations, München, für unsere Öffentlichkeitsarbeit auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung Zugang zu den Daten. Die Agentur darf die Daten aber in keiner Weise für eigene Zwecke verarbeiten. Darüber hinaus ist in bestimmten Fällen die Weitergabe Ihrer Daten an externe Dritte erforderlich, um Ihre oder unsere Interessen zu wahren oder unsere vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Dies kann z. B. im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften erfolgen. Zudem kann eine Weitergabe an externe Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und/oder Rechtsanwälte erfolgen.

 

5. Einwilligung und Widerruf Ihrer Einwilligung

5.1 Erteilung der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Richten Sie bitte Ihren Widerruf schriftlich oder per E-Mail an:

Projektleitung des Vonovia Award für Fotografie – Elisa Dwyer

  • Vonovia SE, Universitätsstraße 133, 44803 Bochum
  • per E-Mail an: award@vonovia.de

 

5.2 Widerruf einer Einwilligung

Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihres Anliegens. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

 

6. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen die Daten nach Fortfall des Zwecks der Verarbeitung, soweit nicht aus anderen Gründen eine Speicherung erforderlich ist. Die Daten der Teilnehmer werden nicht länger verarbeitet und gespeichert, als dies für die Zwecke der Durchführung und Dokumentation des Wettbewerbs erforderlich ist. Das bedeutet, dass die Anmeldedaten der Teilnehmer, die nicht für die Shortlist nominiert wurden, für sechs Monate nach Anmeldeschluss aufbewahrt und dann vernichtet werden. Auch die Ausdrucke der Werke der Teilnehmer werden - gegebenenfalls für den Zweck der Nachnominierung ausgefallener Teilnehmer - für sechs Monate nach Anmeldeschluss aufbewahrt und dann vernichtet.  Die von den Teilnehmern eingereichten Arbeiten werden für die Dauer der übertragenen Nutzungsrechte (6 Monate) im Bildarchiv gespeichert. Die von den Nominierten eingereichten Fotoarbeiten werden für dauerhaft im Bildarchiv gespeichert und für die oben genannten Zwecke und insbesondere für Veröffentlichungen für Jubiläumsausgaben (z. B. nach fünf oder zehn Jahren) und -veranstaltungen (Ausstellungen) und für die fortlaufende Dokumentation der Wettbewerbe der vergangenen Jahre auf der Webseite genutzt, solange der Vonovia Award für Fotografie oder zugehörige Veranstaltungen durchführt werden. Die Anmelde-Daten der Nominierten und Preisträgerinnen/Preisträger werden zu Nachweis- und Dokumentationszwecken entsprechend den gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungspflichten nach §§ 146 ff. Abgabenordnung bzw. § 257 Handelsgesetzbuch bis zu 10 Jahre gespeichert und nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, tritt an die Stelle der Löschung der Daten eine Sperrung. Sofern Daten nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen sollten, werden sie gelöscht, sobald der Verwendungszweck erreicht worden ist.

 

7. Ausübung Ihrer Rechte nach DSGVO

7.1 Umfang der Betroffenenrechte

  • Sie können jederzeit von uns nach Maßgabe der DSGVO verlangen, dass wir
  • Ihnen Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, erteilen (Art. 15 DSGVO).
  • Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO).
  • Sie können außerdem – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – die Löschung Ihrer Daten verlangen. (Art. 17 DSGVO).
  • Eine Löschung könnte jedoch aufgrund anderer Rechtsvorschriften nicht zulässig sein (z. B. aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach AO / HGB). Ihren Löschwunsch werden wir dann im Einzelfall prüfen.
  • Sie können die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten von Ihrer Seite angezweifelt wird, jedoch wird auch hier im Einzelfall von unserer Seite geprüft, ob wir auf Grund anderslautender Regelungen Ihrem Wunsch zur Einschränkung nachkommen werden können (Art. 18 DSGVO).
  • Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h., dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen (Art. 20 DSGVO).

 

7.2 Zur konkreten Ausübung der Rechte

Richten Sie bitte Ihre entsprechende Anfrage an die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten von Vonovia.

 

7.3 Zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Ausübung von Rechten

Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

 

7.4 Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben auch das Recht sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für Vonovia zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de. Sie können sich auch an die Datenschutzbehörde an Ihrem Wohnort wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.